Como montar um briefing para um evento de sucesso

O briefing é uma das (se não a mais) partes mais importantes de uma ação de Marketing.  Se tratando de eventos, é considerada a ferramenta-chave. Planejá-lo com atenção é extremamente necessário pois você precisa conhecer bem o target que você quer atingir e as ferramentas de comunicação que você vai usar, se é  comunicação em massa ou para um público seleto.

Hoje em dia as empresas investem milhares de reais com eventos que trazem um retorno que nem sequer cobrem as despesas, e por que isso acontece? Porque muito provavelmente o Briefing foi mal planejado. 

E como podemos montar um Briefing bem sucedido?

- Data do Evento – A data do evento deve ser antecipada para a divulgação, além de estar de acordo com o público específico. Um exemplo: Preciso fazer um evento para a classe médias e baixa no final do mês, antes do pagamento. É quase certo de que pouquíssimas pessoas comparecerão, por quê? Porque eu escolhi uma data ruim ao público. Uma outra situação: farei um evento sobre aplicativos na mesma semana em que um grande evento do mercado de tecnologia acontecerá. Muito provável que seus convidados não compareçam por não terem disponibilidade de se ausentar mais que um dia durante a semana e optem por um evento já conhecido.

- Público – Um dos principais erros de quem faz um evento, é não ter um estudo de público adequado. Esse erro é frequente. Para que isso não aconteça, uma pesquisa é essencial. Pegue informações de referência sobre os gostos do grupo, locais que frequentam, comportamento de compra, entre outros.

- Local do Evento – O local do evento não deve ser muito longe da comunidade que você quer atingir. É sempre preferível um local  próximo ao centro comercial da cidade.  Outra dica importante, é que o local seja compatível com o evento, não muito grande nem muito pequeno.

Esses devem ser os pontos de partida, para constituírem um briefing parecido com o exemplo a seguir:

·    Nome da empresa 

·    Nome do projeto

·    Data da realização

·    Tarefa (o que acontecerá no evento, de forma geral)

·    Objetivos (qual a função do evento, o que se pretende alcançar de forma específica)

·    Objetivos do negócio (o que se pretende alcançar de forma geral)

·    Contexto do projeto (contexto geográfico, estrutural...)

·    Estratégia (como se montará o evento, desde à divulgação até a realização)

·    Público-alvo (quem participará do evento)

·    Estratégia do evento (o que será feito para atingir os objetivos)

·    Vantagem competitiva circunstancial (qual o diferencial deste evento em relação a outros semelhantes)

·    Mensagem chave (síntese do objetivo do evento)

·    Suporte (equipamentos disponíveis)

·    Obrigações (o que não pode faltar)

·    Orçamento (lista do que será gasto, com mais de uma alternativa de preço/material)

·    Datas chaves (calendário/cronograma simplificado)

·    Data do briefing

·    Conceito criativos apresentados (todas ideias inovadoras que surgem durante o briefing)

·    Participantes da elaboração (pessoas envolvidas)

Esperamos ter ajudado! Fiquem ligados nas próximas dicas!